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マニュアル2-1 【団体旅行成功マニュアル】
幹事となったからには、旅行を成功させたい！みんなに喜ばれたい！自分の株を上げたい！と考えられている幹事様も多いはずです。そんな幹事様へズバリ成功の秘訣をご案内します。
旅行会社選びは重要ではありません。一番大事なのは旅行会社の担当者選びです。
もしあなたにその決済権があるのであれば、旅行会社担当者と必ず1度は会ってみて信頼できる担当者か否か判断しましょう。
部長や課長でもないのにその場で「それは出来かねます」などの返事をする担当者は期待できません。
担当者を代えてもらうか、別の旅行会社へ寝返りましょう。もし、その担当者がお客様の事を考えているのであれば「社に持ち帰って出来るように検討します」というべきだと思います。
何もあなたが我慢・遠慮する必要はありません。あなたは旅行会社にとって大事なお客様なのですから。
成功①当社の特徴
諦めない調整・タイムリーな対応をお約束いたします。
旅行幹事は大事な役割です。
しかしながら会社勤めの方は仕事、学生の方は勉強、主婦の方は家事に影響がある様ではいけません。
あなたの本業は後者のはずです。幹事だからといってあなたが全てやる必要もないかと思います。
旅行会社に全てやってもらってあなたはその確認をするだけで良いと思います。
成功②当社の特徴
幹事様の手足となって調整させていただきます。
旅行会社は旅行のプロではあってもあなたの団体の特徴や内容は、あなた方より詳しくはないかと思います。
そこで頼りになるのが去年の幹事や幹事慣れしている方です。
失敗や成功も覚えていらっしゃるかと思いますので意見を聞いて良いところのみ吸収すれば良いかと思います。
成功③当社の特徴
当社では、一度ご旅行をご依頼頂いた団体様の情報をシステム化し過去のデータから特徴などを基により良いご提案をさせて頂きます。
出きる限り全員の要望を叶えたい！と思うのは良いことです。
しかし、全員の意見を旅行に反映させることは難しいことだと思いますし、あまりにも意見を聞きすぎてしまうと頭の中がこんがらがって重要なポイントの欠落など思わぬミスをしがちです。
意見を聞いたらその中から良いものだけ反映させましょう。
あなたは旅行幹事です。それ位の決裁権を持たれているのも当然かと思います。
成功④当社の特徴
旅行にはバランスや流れがありますので、お客様のご要望を反映しつつ、出来ない部分はより良い代案などで内容の濃いコースを企画させて頂きます。
やはり一番気になるのが当日の幹事としての役割です。
添乗員やバスガイドがいない場合はあなたがその役目の一旦を担うことになります。
成功のためにはやはり事前準備が大事です。
個人旅行と違って団体旅行の場合は参加者の突然の体調不良等で思わぬ事態も発生します。
事前に頭の中でシュミレーションし、疑問点を解決して置くだけで、当日の心の余裕も全く違います。
成功⑤当社の特徴
当日の段取り等を記載した添乗員虎の巻を作成させて頂きます。
航空機やJR・船舶或いは貸切バスなどを利用した旅行などの場合は特に注意が必要なのがキャンセル料です。
特に要注意なのが航空機のキャンセル料です。
近年では国内・海外を問わず低料金の航空券やLCC(格安航空会社)の進出等で、航空券の規定も多種多様となりました。
一般的に言えることは料金が安い航空券ほどキャンセル規定や発券(最終参加者決定の意思表示をする事)時期が厳しいと言う事です。
どんなに低価格な旅行代金でも、あなたが幹事を務める団体に見合った規定の航空券でないと、参加者の減員で予想外のキャンセル料金が発生してしまい、取り返しのつかない金額となる場合もあります。
特に海外航空券に関しては、参加者の名前のスペルが1文字間違っているだけでも本人とみなされず、キャンセル料を支払って一から取り直しという一般常識では考えられない事項もあり得ます。
キャンセル料ほどもったいないものはありません。
旅行会社などに規定をきっちり確認し、慎重に内部調整を進めましょう。
成功⑥当社の特徴
当社では、ご決定頂く前に詳細事項を見積に記載させていただくだけでなく、 口頭でも再確認を行い、お客様のご了承を頂く様に調整させていただいております。例年当社へご旅行のご継続を頂いている団体様に関しましては、当社から例年のキャンセル状況や旅行時期の他旅行者の動向などのデータを下に、どのパターンの航空券やJRが一番適しているかなどのアドバイスも積極的に行っております。
肝心のあなたが大事なチケットを忘れたり、体調が悪いまま旅行に参加する事は良くありません。折角の事前準備の努力が無駄にならない様に、旅行の数日前から余裕を持って持参物チェックや体調管理を心がけましょう。
成功⑦当社の特徴
ポイントの日付けでの確認電話やメールなどで再確認を行います。
マニュアル2-2 【団体旅行段取マニュアル】
立候補or持ち回りor上司命令orくじ引き！？
理由はともあれ幹事になったはいいけれども何から手をつければいいのか良くわからない幹事様やどうすれば良い旅行になるか教えて欲しい幹事様を旅行成功へ導く段取りをご案内させて頂きます。
＜標準時期＞国内6～4ヶ月/海外1年～半年前
段取り①当社の特徴
全く白紙の場合は、当社無料相談。ある程度決定している場合は、当社無料見積をご活用下さい。
＜標準時期＞国内6～4ヶ月前/海外1年～半年前
いくら旅行代理店と言えども、全く情報がなければポイントを得た見積書や企画書などの御提案も難しいでしょう。
日程・予算・参加予定人員・行先の4点は重要ポイントで、その他希望等を決めれる部分を決定しましょう。
但し「仕事都合で日程は直前でしか決まらない」「全員のアンケートで行先が決まるのでどこになるか見当が付かない」「町内会や同窓会なので参加人数が読めない」など、様々な悩みや諸事情はあるかと思いますが、あせる必要はありません。出きる事・決定出きる部分から進めていきましょう。
段取り②当社の特徴
決まっている情報だけでも無料見積を多数コース御提案させて頂きます
＜標準時期＞国内6～4ヶ月前/海外9ヶ月～半年前
いよいよ見積依頼です。見積依頼は3社（最大でも5社）がBESTです。
1社は今まで利用していた旅行代理店やお気に入りの旅行代理店、2社目は大手旅行代理店、3社目は中小旅行代理店と偏らない感じだとそれぞれの特徴がつかめるかと思います。
3社では心配な方でも最大5社までが良いでしょう。
各旅行代理店から見積やコースが多数届き、各社からの営業電話やメールが毎日数回あると正直うんざりされると思います。
段取り③当社の特徴
当社は初回御提案から本気度100％の企画書を3～5コース御提案させて頂きます。
より良い見積ご提案の為のご質問のお電話数分かメールをさせて頂きますが、企画書を御提案から御提案後も営業電話は一切致しません。
＜標準時期＞国内6～4ヶ月前/海外9ヶ月～半年前
集まった企画書を元に、旅行幹事として今回の旅行の大筋を決定しましょう。
予算重視・内容重視などポイントを踏まえてじっくり考えて見ましょう。
段取り④当社の特徴
＜標準時期＞国内4～3ヶ月前/海外6～4ヶ月前
決定の最重要ポイントは、料金や企画内容よりも、あなたと旅行代理店担当者とのフィーリングが最重要です。
ここに頼みたいと思う旅行代理店担当者へ電話してみましょう。
あなたに時間があれば旅行代理店の担当者に来訪してもらい話を聞くのも良いでしょう。これから出発までの間に担当者と電話やメールなどで打ち合わせの機会も多いはずです。
あなたが信頼できるパートナーとして適任の旅行代理店担当者ではないと、旅行前調整もうまくいきません。
そうでなければ他旅行代理店に頼めばいいのです。
段取り⑤当社の特徴
当社では、企画見積書提案→手配・相談→出発→御精算まで1団体様1名の専属トラベルアドバイザー制です。
これによってブレない対応と当社スタッフの責任感を生み出します。
＜標準時期＞国内3ヶ月前/海外4ヶ月前
ここから旅行出発までの調整が一番大事なプロセスです。
出発までのタイムスケジュール（いつまでに何をする・決める等の段取り表）を旅行代理店にもらい、気になる事はどんな小さな事でも遠慮せず旅行代理店へ連絡してみましょう。
出発までに疑問をクリアにしておくことがこそ旅行成功の最重要ポイントです。
段取り⑥当社の特徴
当社では、お客様の相談やご要望全てを可能に出来る様に努力させて頂きます。
結果的にはご要望にお答え出来ない事もありますが、宿・交通・食事処・観光地など全てに「なんとかお願いできませんか？」的な調整は必ずさせて頂きます。無理かな？と思われずまずはご相談下さい。
又「タイムスケジュール」にて出発までの段取りも書面にてご案内させて頂いております。
＜標準時期＞国内1ヶ月/海外1ヶ月半前
全ての内容が決定しました。
後はキャンセル料などに注意しながら最終参加人員を確定しましょう。
段取り⑦当社の特徴
当社では、お客様との行き違いが無い様に「旅行確認書」にて打ち合わせや決定内容を書面にてやりとりさせて頂いております。
いよいよ出発です。
もうあなたの心中には疑問点も無く、晴れ晴れした気持ちで旅行幹事を全う出来るばずです。
段取り⑧当社の特徴
当社では、添乗員が同行しない場合に、ご希望の幹事様には「添乗員虎の巻」を進呈させていただいております。
ご出発後の各施設での対応など細かく幹事様がするべき事を記載させて頂いておりますので、これで安心です